+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Особенности формирования личных дел


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дорогие читатели!

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Содержание:

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:. Оформление дел — это комплекс работ по технической обработке дел: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка переплет дела, оформление обложки. Полного оформления требуют дела постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дела в твердую обложку, пронумеровать листы в деле, составить заверительную надпись и внутреннюю опись документов. Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ. Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу.

Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый. Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный его называют литерным. Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения о всех изменениях в нумерации заносят в лист — заверитель дела.

Общее количество листов в деле указывают на обложке. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. На основании внутренней описи составляют годовой раздел сводной описи дел фирмы. Обычно его подготовкой занимается архив организации под непосредственным методическим руководством архивного учреждения.

В конце каждого дела на отдельном листе лист — заверитель дела составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела например, о присоединении новых документов.

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения запирающихся шкафов, сейфов. Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью.

Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись. Для ускорения поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел.

Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа сейфа с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел. Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют:.

Классы профессионального риска. Тарифы страховых взносов в году. Тариф страхового взноса при ведении нескольких видов бизнеса. Все изменения года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов. Узнать подробнее. Вы можете помочь нам в этом. Это легко. Добрый день. Наше руководство решило купить летом всем сотрудником турпутевки, ведь их теперь можно Формирует дела работник отдела кадров.

Правила формирования дел Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил: в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы неисполненные или подлежащие возврату в дело подшивать запрещено; в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника; проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено; документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи; вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится; документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности; в дело включают только один экземпляр документа; документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела; документы по одному вопросу помещают в одно дело; документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела; в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года.

Исключение составляют переходящие, судебные и личные дела; в деле не должно быть больше листов. Если количество документов по одному вопросу превышает листов, дело делят на тома. В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению.

Дела временного до 10 лет включительно хранения оформляют частично: их не подшивают, а хранят в скоросшивателях; разрешено не нумеровать листы и не подшивать лист — заверитель дела. Обложку дела оформляют так: на верхнем поле указывают полное название фирмы если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках и наименование структурного подразделения; затем пишут порядковый номер дела по описи архивный шифр ; индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел.

Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы приказы, распоряжения и др. Даты личного дела — это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.

Приведем образец заполнения внутренней описи: В конце каждого дела на отдельном листе лист — заверитель дела составляют заверительную надпись. Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.

Вот пример оформления листа — заверителя дела: Организация хранения Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения запирающихся шкафов, сейфов. В ней определяют: каким образом, на какой срок и в какое время дни недели, часы могут быть выданы документы; где работать с ними; как их копировать; как делать выписки и др. Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют — его начальник и руководитель фирмы.

Тарифы страховых взносов в году Проверочная закупка на фирме Тариф страхового взноса при ведении нескольких видов бизнеса Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения года уже внесены в бератор экспертами. Экономика и общество Прекратите безобразничать: приставам запретят списывать деньги с кредитных карт. Налоги Налоговые каникулы для малого бизнеса.

Увольнения бухгалтеров. НДФЛ опасно не удержать. Все выпуски. С турпутевок платите страховые взносы. Как перестать терять клиентов? Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения года уже внесены в бератор экспертами.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Как вести личные дела. Формирование личного дела работника

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства. Дорогие читатели!

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.

Как вести личные дела. Формирование личного дела работника

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела. Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника или обучения. Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации.

Что такое личное дело сотрудника и как его правильно вести + Требования к оформлению

Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Личное дело ЛД — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой служебной деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Как закрывается личное дело? Что такое личное дело сотрудника?

К записи комментариев Наталья 19 01 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в личном деле муниципального служащего более листов, то формируется второй том? И какие тогда крайние даты указывать на титульных листах каждого тома? Дело не должно превышать листов.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника. Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. Пример Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов.

Ниже мы разберемся в этом вопросе детально. А если у вас нет времени чтобы самостоятельно во все вникать, можете просто оставить свой вопрос в этой форме:. Карточный способ помогает оперативно исправлять неточности в описании дел, облегчает систематизацию дел в описи. Каждой карточке присваивается порядковой номер, он же является временным рабочим номером дела до окончательной систематизации дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело, в случае отсутствия точных сведений о приеме и увольнении дело не датируется или указывается год увольнения.

Особенности формирования личного дела для новых работников

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела. Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника или обучения. Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Общие правила систематизации документов и формирования дел. Словарь Особенности формирования личного дела сотрудника. Особенности и.

Многих работодателей интересует вопрос, по каким правилам и почему необходимо ведение личных дел сотрудников. Работники компании важнее, чем производимая этими людьми продукция. Наличие точно составленной информационной базы значительно облегчает работу отделу кадров. В нее входят личные дела сотрудников, а в них отражена вся работа в компании, важные и имеющие значение документы и прочая информация.

Правила формирования личных дел сотрудников

Каждая компания должна вести разные документы своих сотрудников, которые далее сохраняются в личном деле. Это в значительной мере облегчает задачу работодателя при осуществлении управления коллективом. Документы содержат личную информацию о человеке, о дате приема на работу, а также включаются бумаги о разных награждениях, переводах или увольнении. При наличии досье не составит труда охарактеризовать деятельность конкретной персоны в компании.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т.

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей.

Активировать демодоступ. В году ведение личных дел сотрудников не является обязательной процедурой. Однако многие работодатели продолжают это делать. Действительно, личное дело — полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Как формируется личное дело, как его правильно вести и хранить, рассказывается в материалах данной статьи.

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лада

    Блестящая мысль

  2. moipaibe

    Извиняюсь, но это мне не совсем подходит. Кто еще, что может подсказать?

  3. mortboldca

    Какие нужные слова... супер, блестящая мысль

  4. Бронислав

    Супер просто супер

  5. Давыд

    хотелось бы

  6. Регина

    Большое спасибо! Есть ещё повод получить удовольствие… С вашего разрешения, беру.

  7. maunogenthea

    Ждём продолжения. Конечно, довольно утрированно, однако, личный опыт показывает нечто близкое к описуемому.

  8. postsurend

    Согласен, это забавный ответ